Zorganizować konferencję online i sprzedawać

Wracamy z tematem biznesowych e‑spotkań. Dlaczego? Ponieważ jest to skuteczny sposób na wzmocnienie sprzedaży. Dziś, aby była konwersja i leady, musisz sięgać po nowe narzędzia… i na przykład zorganizować konferencje online.

O tym, że opłaca się je przeprowadzać – jak również o tym, jaki program do konferencji online wybrać – pisaliśmy już w artykule: Dlaczego warto organizować wydarzenia online?
Tym razem chcemy podzielić się wiedzą, jak zorganizować konferencję online i zdobyć nowych klientów.

Zobacz checklistę przygotowaną przez Grzegorza Ziębę, Head of business w 25wat.

1. Określenie grupy odbiorców

Zanim przystąpisz do organizacji wydarzenia, warto zastanowić się, do kogo chcesz z nim dotrzeć. Co zyskają widzowie, którzy zapiszą się i wezmą w nim udział? Jakie problemy pomoże im rozwiązać Twoja konferencja online?

Potencjalny widz decyzję o zapisaniu się uzależnia od korzyści, które daje mu uczestnictwo. Jeśli przyjmiesz taką perspektywę, łatwiej określisz tematykę i program konferencji. Pomoże Ci to dobrać prelegentów oraz pozwoli przewidzieć pytania, które mogą się pojawić po wystąpieniach ekspertów.

Ważne: Informacje o usługach, produktach firmy muszą być wkomponowane w merytoryczne i wartościowe dla widzów treści. Liczy się wiedza ekspercka – a nie tylko prezentacja oferty handlowej. Pamiętaj, że uczestnicy szukają konkretnych rozwiązań i fachowych wskazówek.

2. Promocja konferencji online

Zrobić to jedno, ale jak zachęcić widzów, aby zapisywali się na wydarzenie? W końcu przygotowujemy je z myślą o uczestnikach i zarazem potencjalnych klientach. I tu potrzebna jest skuteczna promocja. Nie jest to łatwe zadanie, gdy rynek jest już nasycony e‑spotkaniami, webinarami, szkoleniami przez internet, a oczekiwania uczestników – coraz wyższe.

Jakich narzędzi używać do promocji konferencji online?

• Wykorzystaj kampanie kontaktowe i reklamy na Facebooku. Możesz je tworzyć za pomocą menedżera reklam. (Więcej o możliwościach tego narzędzia piszemy w artykule: Jak skutecznie pozyskiwać klientów na Facebooku?
• Użyj platformy dla organizatorów wydarzeń, która oferuje pomoc w promocji, rejestracji uczestników, ułatwia sprzedaż biletów. Dogodną platformą jest np. evenea.pl. Można ją połączyć z kontem na Facebooku za pomocą pixela FB i prowadzić działania konwersyjne.
• Zrób e‑mailing. Jeśli posiadasz listę subskrybentów newslettera lub inną listę kontaktową, zaplanuj e‑mailing. Systemowe rozwiązania w tym zakresie oferuje np. FreshMail.

Ważne: Nie traktuj promocji drugorzędnie. Bez dobrej agendy i bez dobrej reklamy nie wzbudzisz zainteresowania konferencją, a to z pewnością przełoży się na niską liczbę leadów.

3. Formuła konferencji online

Powinna być jak najatrakcyjniejsza dla widza. W 25wat rekomendujemy – przy takich wydarzeniach jak organizacja konferencje online – rozmowę ekspertów z możliwością zadawania pytań przez widzów na czacie. Jest to dla odbiorcy wariant ciekawszy niż seria prezentacji prelegentów.

Formuła „rozmowy ekspertów” bazuje na interakcji między 2 osobami, z czego jedna dopytuje (moderator), a druga – wyjaśnia (ekspert). Ponadto moderator spotkania wita widzów, wprowadza w temat konferencji i przedstawia prelegentów. Z kolei wystąpienie eksperta jest podzielone na 2 części – najpierw jest to krótka prezentacja ustrukturyzowanej wiedzy, a potem – czas na pytania i odpowiedzi. Pytania są zadawane przez moderatora (są to pytania widzów, z czatu albo gotowe pytania, wcześniej przygotowane). Taki podział – na prezentację oraz sesję pytań i odpowiedzi – dodaje spotkaniu dynamiki. Nie ma monologu eksperta. Między moderatorem a prelegentem dochodzi do interakcji, coś się dzieje na ekranie i dzięki temu utrzymujemy uwagę widzów. Każda z części powinna trwać ok 20 minut.
Ważne: Im bardziej e‑spotkanie jest realne, tym lepiej. Warto do roli moderatów angażować dziennikarzy lub ludzi, którzy mają doświadczenie w prowadzeniu rozmów i w pracy przed kamerą. Powinny to być osoby, które potrafią zapanować nad różnymi sytuacjami – na przykład potrafią umiejętnie zakończyć przedłużającą się wypowiedź eksperta.

Konferencja online w formule „rozmowy ekspertów”

4. Miejsce realizacji konferencji online

Przygotowując stanowisko targowe, staramy się, aby wyróżniało się na tle innych, prezentowało się dobrze i profesjonalnie. W świecie internetowych eventów jest podobnie. Konferencja online to bardzo wizualne wydarzenie.

To, co mówimy, musi współgrać z całym przekazem. Musi być spójne. Jeśli podkreślamy w wystąpieniu, że odróżniamy się od konkurencji jakością, a jednocześnie jesteśmy źle widoczni na ekranie (transmisja ma rozpikselowany obraz), to tracimy na wiarygodności. Co więcej irytacja widzów, którzy nie będą nas dobrze słyszeć i widzieć, może przenieść się na firmę. Na dodatek – według badań – dobrze brzmiący ludzie są uważani za mądrzejszych.

Jak nagrać konferencje online? W profesjonalnym studio z doświadczonym realizatorem, który ma praktykę w realizacjach audiowizualnych i jest partnerem przedsięwzięcia, a nie tylko firmą zajmującą się streamingiem. Mamy zapewnione wówczas: wysokiej jakości obraz (kamery), wysokiej jakości dźwięk (sprzęt do nagrań reklamowych), dobrze skomponowaną przestrzeń i fachową pomoc.

Ważne: Dobrze przygotowane studio wraz z jakościowym nagraniem wpływa na wiarygodność firmy i ekspertów. Nadaje spójności całemu przekazowi.

5. Prezentacja na konferencję online

Forma e‑spotkania wymusza przygotowanie prezentacji, która będzie czytelna i atrakcyjna w odbiorze. Dlatego slajdy nie mogą być przeładowane treścią. Powinny zawierać tylko najważniejsze hasła. Wskazane są za to zdjęcia, ilustracje, grafiki. Robiąc spotkanie czy telekonferencję przez internet operujemy przede wszystkim obrazem i dźwiękiem. Tu nie slajdy są kluczowe a wypowiedzi ekspertów – ich wiedza i doświadczenie.

Ważne: Prezentacja powinna być czytelna i spójna z key visualem firmowym albo z kodyfikacją wizualną danego wydarzenia.

Prezentacja na konferencję online — oszczędna, czytelna i spójna z key visualem

6. Działania po konferencji online

Światła gasną, mikrofony milkną. I co dalej? W tym momencie należy mieć już zaplanowane działania na czas „po konferencji”. Co prześlemy widzom, którzy się zapisali, ale nie brali udziału w naszym wydarzeniu? (Bo już sam fakt zapisania się, świadczy o zainteresowaniu wybraną przez nas tematyką). Co przekażemy tym, którzy z nami byli? Jak wykorzystamy dane kontaktowe w działaniach marketingowych?

Ważne: Organizacja konferencji online to także działania po jej zakończeniu. Ten ostatni etap może być decydujący w pozyskaniu klienta.

W 25wat ostatni punkt checklisty nazywamy „domykaniem procesu”, bo w istocie organizacja konferencji online to złożony i wieloetapowy projekt. Chętnie opowiem Ci, jak go realizujemy i doradzę w zakresie doboru platformy do konferencji online. Zapraszam do kontaktu: Grzegorz Zięba, Head of business w 25wat: [email protected]

Źródła:
Good Sound, Good Research: How Audio Quality Influences Perceptions of the Research and Researcher; Eryn J. Newman, Norbert Schwarz, March 20, 2018; Issue published: April 1, 2018.