Dlaczego warto organizować wydarzenia online?

Jest kilka powodów, dla których warto zastanowić się nad organizacją wydarzeń biznesowych online. Zebraliśmy je i przedstawiamy poniżej, aby pokazać Ci, że opłaca się przeprowadzać konferencje online, webinary, streamingi. I to nie tylko teraz – w czasie wymuszonych epidemią ograniczeń w kontaktach z klientami.

Oczywiście ponadroczne już ograniczenia spowodowane pandemią zrobiły swoje. Nauczyliśmy się nie tylko pracować bez wychodzenia z domu, ale też robić zakupy, spotykać się, uczyć. Przyzwyczailiśmy się. E‑spotkania, streamingi stały się nie tylko czymś zwyczajnym, ale też oczekiwanym Przypomina to trochę proces płatności kartą – na początku była to nowość, dziś dziwimy się, jeśli nie możemy zapłacić kartą. Poza tym trendy związane z większą mobilnością, elastycznością form pracy, rosnącą liczbą wirtualnych kontaktów były obecne już przed epidemią. Pojawienie się jej tylko wzmocniło te procesy i przyspieszyło ogólne przejście z trybu offline do online.

Konferencje i stacjonarne eventy powrócą do naszych kalendarzy, gdy będzie to już możliwe, ponieważ nic nie zastąpi spotkań na żywo, rozmów twarzą w twarz, uścisków dłoni. Spotkania „w realu” mają swoje niezaprzeczalne atuty. Wydarzenia online też nie są ich pozbawione i dlatego pozostaną z nami, nawet gdy minie pandemia.

Realizacja eventu online

Jakie są zalety wydarzeń i konferencji online?

1. Bezpieczeństwo. Spotkania przez internet sprawdzają się w sytuacjach zagrożenia i niemożności spotykania się w większych grupach ze względu na osobiste bezpieczeństwo. Umożliwiają rozmowę, przeprowadzenie szkolenia, prezentację oferty, udział w wydarzeniach kulturalnych czy biznesowych bez narażania się na bezpośredni kontakt z drugą osobą.
2. Ekologia. Rośnie presja na pozostawianie jak najmniejszego śladu węglowego. Firmy na coraz większą skalę realizują różne polityki, aby stać się biznesem przyjaznym dla środowiska. Przejście na choćby częściową pracę zdalną sprawia, że pracownicy nie dojeżdżają do pracy, a więc zmniejsza się ruch samochodowy i spada emisja spalin. Podobnie jest z wydarzeniami online. Pozwalają m.in. zminimalizować konieczność przemieszczania się.
3. Oszczędność. Organizacja wydarzeń biznesowych online jest tańsza niż przygotowanie tradycyjnego spotkania. Z budżetu możemy wykreślić koszty wynajmu sali, parkingów, hoteli, cateringu, hostess, obsługi, wydruków i innych niespodziewanych wydatków. Oznacza to między innymi, że zamiast jednej konferencji online w roku firma może przeprowadzić ich kilka, skutecznie poszerzając w ten sposób kontakt z klientami. 
4. Dostępność i wygoda. Webinary, szkolenia online, live streamingi są bardziej dostępne dla zainteresowanych, ponieważ często mają nieograniczoną liczbę uczestników. Nie trzeba na nie dojeżdżać, wynajmować hoteli. To wydarzenia bez granic – można brać w nich udział bez względu na to, gdzie się odbywają. Ponadto ich uczestnicy często otrzymują dostęp do nagrań i prezentacji, co pozwala wielokrotnie powracać do materiałów oraz odtwarzać spotkania. Organizatorom takich wydarzeń łatwiej także pozyskuje się prelegentów, którzy również mogą występować bezpośrednio z domu.
   

   Konferencja online z domu

5. Jakość. I to rozumiana dwojako. Z jednej strony przy spotkaniach wirtualnych trudniej utrzymać uwagę słuchaczy, dlatego jakość materiałów musi być na wysokim poziomie. Muszą być bogate w treść. Z drugiej strony nowoczesne narzędzia, technologie (internet światłowodowy) umożliwiają realizację bardzo wysokiej jakości streamingów i relacji video. Pozwalają też na dużą interakcję – moderowane czaty, komentarze, ankiety, zadania z elementami grywalizacji. Platformy do przeprowadzania wydarzeń online bardzo prężnie się rozwijają i specjalizują. Można dziś wyodrębnić kilka grup w zależności od funkcjonalności, jakich oczekujemy.
   • • Streamingowe (np. YouTube Live, Facebook) – dają najlepszą jakość obrazu i dźwięku. Są idealne do transmisji wykładów, wydarzeń i konferencji, ponieważ umożliwiają stabilny przekaz nawet przy dużej liczbie widzów. Interakcja z widzem ma formę czatu na żywo. 
   • • Videokonferencyjne (np.: Google Meet, Zoom) – dają relatywnie niższą jakość obrazu, ale pozwalają na rozmowę wielu osób z włączonymi kamerami, mikrofonami i jednoczesne udostępnianie ekranu. Sprawdzają się przy mniejszych wydarzeniach.
   • • Webinarowe (np.: Livewebinar, Clickmeeting, Zoom Webinars) – dają niższą jakość obrazu, ale pozwalają zarówno na jednostronną transmisję obrazu, jak i dyskusję wielu osób. Mają funkcjonalności takie, jak: głosowanie, quiz, wirtualna tablica. Sprawdzają się przy mniejszych wydarzeniach.
     

     Streamingi i nagrania – źródła wartościowego contentu

6. Mierzalność wyników i pozyskiwanie klientów. W przeciwieństwie do wydarzeń w offlinie te przeprowadzane online pozwalają na większą mierzalność wyników, czyli sprawdzenie i przeanalizowanie zachowań uczestników – od ich policzenia po weryfikację, kto i kiedy kliknął w jaki link, kto się zalogował lub wylogował. Są nieocenionym źródłem wiedzy o potencjalnych klientach, co pozwala prowadzić efektywne działania marketingowe i ułatwia pozyskiwanie klientów (leadów).
7. Recykling treści. Internetowe eventy można nagrać. Dzięki temu zyskujemy cenny content, który można wielokrotnie i wielorako wykorzystywać: do materiałów szkoleniowych, do komunikacji z klientem w social mediach, w media relations – np. rozsyłając informacje o wydarzeniu, udostępniając mediom wypowiedzi ekspertów. Alternatyw jest wiele, a każdy sposób ponownego użycia treści pomaga dotrzeć do kolejnych klientów.

Ten rok i następne będą czasem wydarzeń biznesowych i konferencji online. Warto wprowadzić je w firmie ze względów wizerunkowych i marketingowych. W 25wat wydarzenia online i produkcje filmowe realizujemy wspólnie ze studiem Ikona. Chcesz zobaczyć, jak to robimy? Napisz do Grzegorza Zięby, Head of business w 25wat: [email protected].